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QR-Rechnung leicht gemacht

Vier Tipps zur Umstellung auf das neue Rechnungsverfahren.

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Seit dem 30. Juni 2020 können die neuen QR-Rechnungen anstelle der klassischen roten und orangen Einzahlungsscheine für die Fakturierung eingesetzt werden. Erfassen Sie Ihre QR-Rechnungen mit sämtliche Zahlungsinformationen nur einem Klick. Die folgenden vier Tipps helfen Ihnen, unkompliziert auf das neue Rechnungsverfahren umzusteigen. 

Umstellungszeitpunkt frühzeitig und sorgfältig planen

Obwohl Sie bereits heute mit QR-Rechnungen fakturieren können, gibt es bei der Umstellung keinen Grund zur Hektik: In einer Übergangsphase dürfen weiterhin die bestehenden Einzahlungsscheine verwendet werden. Das definitive Enddatum der heute gültigen Einzahlungsscheine wird erst Anfang 2021 bekannt gegeben. Trotzdem sollten Sie mit der Umstellung nicht zu lange warten. Die neue QR-Rechnung bringt Ihnen nämlich zahlreiche Vorteile: Das Verfahren ist einfacher und für alle Parteien deutlich effizienter. Wenn Sie frühzeitig umstellen, zeigen Sie zudem gegenüber Kunden, dass Sie mit der Zeit gehen und auf moderne Lösungen setzen.

Fangen Sie die Umstellung deshalb frühzeitig an zu planen. Sprechen Sie sich dafür mit Ihrem Software-Hersteller ab. Denn bei der Umstellung bestehen auch einige Abhängigkeiten mit den Buchhaltungsprozessen. Falls Sie noch leere BESR-Papierbögen für den Druck der Einzahlungsscheine an Lager haben, legen Sie den Umstellungszeitpunkt idealerweise so, dass Sie diese noch aufbrauchen können. Mit der QR-Rechnung können die Papierbögen anschliessend nicht mehr verwendet werden. 

Rechnungsart im Vorfeld festlegen

Physische Rechnung
Wenn Sie heute Ihre Rechnungen und Einzahlungsscheine selber drucken, werden Sie dies auch nach der Umstellung auf die QR-Rechnungen noch so machen können. Sprechen Sie sich für das weitere Vorgehen mit Ihrem Software-Partner ab. Wichtig zu wissen ist, dass das Papier perforiert sein muss, wenn Sie die QR-Rechnung physisch verschicken wollen. Sollten Sie von der LUKB auf Bestellung die entsprechenden roten oder orangen Einzahlungsscheine erhalten haben, bleibt für Sie fast alles beim Alten. Zukünftig werden Sie über das E-Banking der LUKB einfach und schnell Ihre QR-Rechnungen in gedruckter Form bestellen können. Daneben gibt es auch die Möglichkeit, die QR-Rechnung beziehungsweise den QR-Code als PDF oder Bild-Datei elektronisch zu beziehen. 

Elektronische Rechnung
Um Papier zu sparen und die Umwelt zu schonen, raten wir Ihnen für den Versand Ihrer Rechnungen elektronische Kanäle zu nutzen. Mit eBill erhalten Ihre Kunden die Rechnungen direkt im E-Banking ihrer Hausbank angezeigt. Falls Sie Interesse an einer solchen Lösung haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir unterstützen und beraten Sie gerne bei der Umstellung auf eine digitale Rechnungszustellung. 

Neues Format für Offenposten-Abgleich aktivieren

Falls Sie heute mit orangen Einzahlungsscheinen arbeiten und den Offenposten-Abgleich in Ihrer Buchhaltung über das ESR-Gutschriftsfile automatisiert haben, steht mit der Umstellung auf die QR-Rechnung noch eine Format-Änderung (.txt auf .xml) an. Neu werden Sie eine camt-Meldung, typischerweise camt.054 oder je nach Software auch camt.053, in Ihre Software einlesen, damit dieser automatisierte Vorgang vorgenommen werden kann. Sprechen Sie sich mit Ihrem Software-Partner ab und teilen Sie uns mit, welches Format wir bei Ihnen im E-Banking aktivieren sollen. Die Umstellung wird in aller Regel keinen grossen Aufwand bereiten. 

Von neuer Sammel- und Verbuchungslogik profitieren

Beim Verwenden der QR-Referenznummer haben Sie neu die Möglichkeit, selbstständig die dazugehörige Sammellogik auf Ihrem Bankkonto zu beeinflussen. Indem Sie die ersten sechs Stellen der Referenznummer statisch lassen, können wir Ihre Gutschriften jeweils nach diesen sechs Ziffern gruppieren und als Sammelgutschrift verbuchen. Verwenden Sie die Creditor-Referenz (SCOR), gilt dieselbe Logik, nur werden hier die Gutschriften anhand der Positionen 5 bis 10 innerhalb der Referenz gesammelt. Alternativ verbuchen wir Ihnen sämtliche QR-Gutschriften in einer Sammelgutschrift oder auch direkt als Einzelgutschrift. Kontaktieren Sie uns, falls Sie daran Interesse haben. 

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