Dot Navigation

Dot-navigation placeholder.

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Intro

QR-Rechnung für Rechnungssteller

Ein Schritt in die digitale Zukunft

Der Zahlungsverkehr wird in der Schweiz harmonisiert. Für Rechnungssteller in der Schweiz bedeutet dies einige Änderungen.

Section Separator

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Eingangstext

Die wichtigste Änderung: Die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine werden ab dem 30. Juni 2020 nach und nach durch die QR-Rechnung ersetzt. Die definitive Umstellung auf die QR-Rechnung erfolgt in einigen Jahren. Die QR-Rechnung vereinfacht die digitale Rechnungsverarbeitung. Rechnungssteller, die ihre Zahlungen mithilfe von Soft- und Hardwareunterstützung auslösen, sind gefordert, diese anzupassen. Starten Sie frühzeitig mit der Budgetierung und Planung der Anpassung an die neue Zahlungsform. 

Section Separator

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Text-Informationen rund um die Einführung

Informationen rund um die Einführung

Was bedeutet die Umstellung für Sie und Ihr Unternehmen? Erfahren Sie hier, was sich ändert, was als Rechnungssteller zu beachten ist und welche Vorteile die Einführung der QR-Rechnung bietet.

Was ist eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist ein Rechnungsformular mit integriertem oder beigelegtem Zahlteil und Empfangsschein. Zentrales Element der QR-Rechnung ist der Swiss QR-Code, eine quadratische Grafik, in der sämtliche für die Zahlung relevanten Informationen abgespeichert sind. Durch das Scannen des Swiss QR-Codes werden alle Zahlungsinformationen automatisch eingelesen. Alle Informationen sind auch in geschriebener, von Auge lesbarer Form auf der QR-Rechnung abgebildet, was auch papiergebundenes Zahlen ermöglicht. Die QR-Rechnung löst ab Mitte 2020 die heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine ab.

Wieso wird die QR-Rechnung eingeführt?

Aufgrund steigender nationaler und internationaler regulatorischer Anforderungen sowie der fortschreitenden Digitalisierung ist eine Anpassung des Schweizer Zahlungsverkehrs notwendig und sinnvoll. Mit der Umstellung auf den internationalen Standard (ISO-20022) im Rahmen der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs wird eine zukunftsfähige Grundlage für einfachere, effizientere und digitalisierte Geschäftsprozesse geschaffen. Die Einführung der QR-Rechnung markiert dabei einen wichtigen Teil der Umstellung.

Die QR-Rechnung kurz erklärt

Section Separator

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Text-Die Bestandteile der QR-Rechnung

Die Bestandteile der QR-Rechnung

Die QR-Rechnung verfügt über folgende neue Bestandteile:

1) Swiss QR-Code
Die QR-Rechnung enthält alle Zahlungsinformationen im Swiss QR-Code und lässt sich einfach digital mit einem Smartphone, einer PC-Kamera oder einem Handscanner einlesen. Die Informationen sind auch mit blossem Auge lesbar, was eine papiergebundene Zahlung weiterhin ermöglicht.

2) QR-IBAN
Die QR-IBAN entspricht der heutigen IBAN, ist an das Gutschriftskonto bei der begünstigten Bank gekoppelt und wird durch eben diese bereitgestellt. Sie lässt sich an der Ziffer 3 an der fünften Stelle erkennen.
Die QR-IBAN Ihres LUKB Kontos wird Ihnen im Monat Mai 2020 mitgeteilt.

3) QR-Referenz
Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient wie bisher dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Die bestehenden ESR-Referenznummern können weiterhin unverändert verwendet werden. Die QR-Referenz darf nur in Kombination mit der QR-IBAN genutzt werden.

4) Creditor Reference
Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) funktioniert gleich wie die QR-Referenz und ordnet Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zu. Sie kann auch im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden.

Die drei verschiedenen Ausprägungen der QR-Rechnung

Es stehen drei Ausprägungen der QR-Rechnung zur Verfügung, die je nach Bedürfnis des Rechnungsstellers bzw. des Rechnungsempfänger eingesetzt werden.

QR-IBAN und QR-Referenz
Rechnungsstellung mit strukturierter Referenz (ehemals ESR-Referenz)

Die QR-Rechnung mit QR-IBAN inkl. QR-Referenz ersetzt den orangen Einzahlungsschein. Die QR-Referenz entspricht dabei der heutigen ESR-Referenz und dient dem Abgleich der Rechnung mit der Zahlung und darf nur in Kombination mit der QR-IBAN verwendet werden.

IBAN ohne Referenz
Rechnungsstellung ohne Referenz

Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein.

IBAN und Creditor Reference
Rechnungsstellung mit strukturierter Referenz

Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) funktioniert gleich wie die QR-Referenz und ordnet Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zu und kann auch im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden. Die Creditor Reference darf nur in Kombination mit der IBAN verwendet werden.

Section Separator

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Text-Die Vorteile für Rechnungssteller

Die Vorteile für Rechnungssteller

  • Elektronische Übermittlung von Informationen zum Zahlenden möglich, was die Nachbearbeitung reduziert bzw. vereinfacht 
  • Einfachere und schnellere Rechnungsstellung in CH und EUR direkt in der Fakturierungslösung ohne BESR-Vereinbarung
  • Bestehende ESR-Referenzen (CH und FL) und SCOR-Referenzen (internationale Zahlungen) können eins zu eins übernommen werden
  • Rechnungen können selber gedruckt werden, es werden keine vorgedruckten Einzahlungsscheine mehr benötigt
  • Automatische Verarbeitung der Zahlungseingänge möglich

Section Separator

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Optimal vorbereiten-Text

So bereiten Sie sich als Rechnungssteller optimal vor

Am 30. Juni 2020 wird die neue QR-Rechnung lanciert. Ab diesem Stichtag können auch Sie QR-Rechnungen versenden und empfangen. Dafür müssen Anpassungen der Kreditoren- und Zahlungssoftware aktiv angegangen werden. 

Kreditoren-Management: QR-Rechnungen empfangen und bezahlen

Was zu tun ist:

  • Klären Sie mit Ihrem Software-Partner ab, ob Ihre Buchhaltungssoftware QR-Rechnungen verarbeiten kann.
  • Testen Sie, ob Ihr Belegscanner (Lesegerät) QR-Codes verarbeiten kann. Künftig wird das Einlesen sämtlicher Daten über den Swiss QR-Code erfolgen.
  • Verifizieren Sie die korrekte Erfassung der QR-Rechnungen bzw. der Zahlungsdaten in pain.001 (Zahlungsauftrag) auf dem zentralen Validierungsportal von SIX.
  • Überprüfen Sie, ob Ihre Software Ihre Zahlungsaufträge korrekt an unsere Zahlungskanäle übergibt, z.B. an Direct EBICS, E-Banking oder M-Banking. 

Weiterer sinnvoller Schritt:

  • Überprüfen Sie Ihre Kreditoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die IBAN anstelle der Kontonummer sowie die Adresse strukturiert hinterlegt ist. Für Strasse, Postleitzahl, Ortschaft und Land sollten separate Eingabefelder vorhanden sein.

Debitoren-Management: QR-Rechnungen fakturieren und Eingänge verbuchen

Was zu tun ist:

  • Sie nutzen für Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse noch keine Software? Dann empfehlen wir Ihnen, jetzt auf eine Software-Lösung umzusteigen, um sich viel Arbeit zu ersparen und alle Vorteile der QR-Rechnung nutzen zu können. 
  • Klären Sie ab, ob Ihre Buchhaltungssoftware die Erstellung von Zahlteilen der QR-Rechnung inklusive Swiss QR-Code unterstützt. Nutzen Sie dazu die vom Finanzplatz Schweiz bereitgestellte Readness-Liste oder erkundigen Sie sich direkt bei Ihrem Software-Partner. Tipp: Wenden Sie sich frühzeitig an Ihren Software-Partner.
  • Verifizieren Sie Ihren Swiss QR-Code auf dem zentralen Validierungsportal.
  • Prüfen Sie, ob der «Zahlteil» der QR-Rechnung mit Empfangsschein optisch korrekt dargestellt ist. Benutzen Sie dazu das Rasterblatt im Style Guide QR-Rechnung, das vom Finanzplatz Schweiz bereitgestellt wird.
  • Achten Sie darauf, dass der «Zahlteil» mit Empfangsschein zum Abreissen perforiert ist, sofern QR-Rechnungen in Papierform zugestellt werden sollen.

Testen Sie die QR-Rechnung mit der LUKB:

  • Senden Sie uns vier Test-QR-Rechnungen. Wir generieren für Sie Musterzahlungseingänge auf Ihrem Konto. Sie haben auch die Möglichkeit, uns pain.001-Testzahlungen zu übermitteln. Wir generieren damit Musterzahlungsausgänge zulasten Ihres Kontos. In beiden Fällen erhalten Sie Zahlungsinformationen (camt.053/054) zur Test-Verbuchung in Ihrer ERP-Software. 

    Ihre Testaufträge senden Sie ganz einfach an: de-erpuahat@yhxo.pu
     
  • Kontoauszüge und Buchungsanzeigen stehen bei der QR-Rechnung nur noch in den XML-Formaten camt.053 und camt.054 zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, falls Sie für die elektronische Avisierung von Zahlungseingängen noch ESR V.11 nutzen.

Weitere sinnvolle Schritte:

  • Prüfen Sie, ob Ihre Software die Rechnungsstellung und die Zahlungseingänge korrekt mit Ihren Debitorenpositionen abgleicht. Beachten Sie dabei die drei Ausprägungen: 
    • QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz
    • QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz
    • QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference
     
    Testen Sie alle Ausprägungen, die Sie künftig verwenden wollen.
     
  • Überprüfen Sie Ihre Debitoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die Adressen strukturiert hinterlegt sind. Für Strasse, Postleitzahl, Ortschaft und Land sollten separate Eingabefelder vorhanden sein.

Section Separator

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Konditionen-Akkordeon

Details zur QR-Rechnung

Konditionen                

Verarbeitung     Kostenlos bei Privat- und Vereinskonten, bei Geschäftskonten gemäss separater Broschüre

Fremdspesen
(Posttaxen oder Gebühren anderer Banken) 

Weiterverrechnung
 

 

Gebühren für Einzahlungen der QR-Rechnung am Postschalter (ab 01.07.2020)

Einzahlung bis CHF 50 CHF 1.20
Einzahlung bis CHF 100 CHF 1.60
Einzahlung bis CHF 1'000 CHF 2.35
Einzahlung bis CHF 10'000 CHF 3.95
Je weitere CHF 10‘000 oder Bruchteile davon CHF 1.25

Voraussetzungen                

Privat-, Vereins- oder Geschäftskonto bei der LUKB.

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-FAQ-Tab

Häufige Fragen

Der Zahlteil mit Swiss QR Code ersetzt die heutigen Einzahlungsscheine. Könnten trotzdem weiterhin physische Zahlungsaufträge bei der Bank eingereicht oder Einzahlungen am Postschalter vorgenommen werden?                

Ja, wie heute mit roten und orangen Einzahlungsscheinen üblich, kann künftig auch die QR-Rechnung mittels Autogiro oder am Postschalter bezahlt werden. Zudem steht weiterhin ein Empfangsschein für Bescheinigungen von Einzahlungen zur Verfügung.

Die aktuellen Einzahlungsscheine werden durch den Zahlteil mit Swiss QR Code abgelöst und verschwinden daher. Wird man in Zukunft nur noch mit QR-Rechnungen fakturieren können?                

Ja, nach einer noch zu definierenden Übergangszeit wird nur noch mit der QR-Rechnung fakturiert und dem Zahlteil bezahlt werden können.

Was geschieht mit den bisherigen neutralen Einzahlungsscheinen?                

PostFinance wird eine Alternative für den neutralen Einzahlungsschein anbieten. Derzeit wird ausgearbeitet, wie diese Lösung genau funktionieren wird. Während der Parallelphase kann der Blanko-Einzahlungsschein genutzt werden.

Ab wann können die heutigen Einzahlungsscheine nicht mehr genutzt werden?                

Während einer Übergangsphase ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und des Zahlteils möglich. Durch den Finanzplatz Schweiz wurde noch kein Enddatum bezüglich der Nutzung von roten und orangen Einzahlungsscheinen festgelegt.

Kann frei entschieden werden, ob weiterhin die roten und orangen Einzahlungsscheine oder die QR-Rechnung für die Rechnungsstellung verwendet werden dürfen?                

Nach einer parallelen Betriebsphase, welche möglichst kurzgehalten werden soll, werden die heutigen orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr verarbeitet. Für die Fakturierung kann ab diesem Zeitpunkt nur noch die QR-Rechnung verwendet werden.

Kann der Zahlteil und der Empfangsschein frei gestaltet werden?                

Nein, die «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» müssen eingehalten werden.

Welche Nutzungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung?                

Folgende Ausprägungen können genutzt werden:

  • QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz
  • QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference (ISO 11649)
  • QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz.

Der Unterschied liegt bei der Verwendung von IBAN und den Referenzen.

Ist bei einer QR-Rechnung zwischen der Rechnung und dem Zahlteil sowie zwischen Zahlteil und Empfangsschein eine Perforation vorgeschrieben?                

Eine Perforation des Zahlteils ist obligatorisch, wenn die QR-Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll. Wird die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein bzw. der Zahlteil mit Empfangsschein separat als PDF-Dokument erstellt und elektronisch versendet, muss das Format A6 des Zahlteils und des links angebrachten Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet werden. Zusätzlich muss auf jeder dieser Linien ein Scherensymbol angebracht werden oder alternativ der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils).

Welche Währungen können genutzt werden?                

Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Codes und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein angedruckt werden.

Kann ein Rechnungssteller, der als Leistungserbringer (z.B. Versicherung, Krankenkasse) seiner versicherten Personen eine Kopie der Abrechnung zukommen lässt, das Betragsfeld mit XXX ausfüllen?                

Nein. Die Betragsangabe ist stets numerisch mit Dezimaltrennzeichen und zwei Nachkommastellen. In diesem Fall: «0.00».

Welche Werte können im Feld «Referenz» verwendet werden?                

Im Feld «Referenz» sind die 27-stellige QR-Referenz (heute ESR-Referenznummer) oder die bis zu 25-stellige Creditor Reference gemäss ISO-11649-Standard zulässig. Die Wahl der QR-Referenz verlangt die Verwendung der QR-IBAN, die Creditor Reference die IBAN.

Wie und wo können Angaben über den Zahlungszweck angebracht werden? Oder ist das nicht mehr vorgesehen?                

Die heute auf den Einzahlungsscheinen verwendeten Feldbezeichnungen «Zahlungszweck» und «Keine Mitteilung anbringen» werden durch das Feld «Zusätzliche Informationen» im Swiss QR Code ersetzt, das bis zu 140 Zeichen umfasst.

Zusätzliche Informationen können beim Verfahren mit Mitteilung und beim Verfahren mit strukturierter Referenz verwendet werden. Unstrukturierte Mitteilung und Rechnungsinformationen dürfen zusammen maximal 140 Zeichen enthalten.

Unstrukturierte Informationen können zur Angabe eines Zahlungszwecks oder für ergänzende textuelle Informationen zu Zahlungen mit strukturierter Referenz verwendet werden.

Rechnungsinformationen enthalten codierte Informationen für die automatisierte Verbuchung der Zahlung. Die Daten werden nicht mit der Zahlung weitergeleitet.

Die dort verwendeten Angaben müssen auf dem Zahlteil rechts vom Swiss QR Code in Druckschrift angedruckt werden. Handschriftliche Ergänzungen durch den Rechnungssteller sind nicht mehr zugelassen.

Können auf dem Zahlteil zusätzliche Elemente, wie z.B. Werbung angebracht werden?                

Nein, auf dem Zahlteil dürfen weder auf der Vorder- noch Rückseite zusätzliche Elemente angebracht werden. 

Besteht bei einem Selbstdruck der QR-Rechnung eine Pflicht zur Prüfung und Abnahme des Zahlteils durch ein Finanzinstitut?                

Für den Rechnungssteller besteht keine Pflicht. Der Zahlteil wird nur getestet, wenn der Rechnungssteller oder das Finanzinstitut dies explizit vorgibt.

Den Softwareherstellern sowie den Rechnungsstellern stehen zwecks Selbstkontrolle folgende Hilfsmittel zur Verfügung:

  • im «Style Guide QR-Rechnung» ein Rasterblatt
  • Validierungsplattform

Ein mangelhaft aufgedruckter Swiss QR Code kann in der Verarbeitung Störungen verursachen. Solche Zahlteile können zurückgewiesen werden.

Wie kann der Rechnungssteller ohne Softwarelösung einen Zahlteil erstellen? Was kann er dafür nutzen?                

Die LUKB stellt im E-Banking eine Lösung zur Erstellung von QR-Rechnungen zur Verfügung. Zusätzlich stellt der Finanzplatz eine einfache browserbasierte Lösung zur kostenlosen Generierung des Zahlteils mit Swiss QR Code zur Verfügung. Der Zahlteil kann entweder im Mass 210 mm x 105 mm (DIN lang) oder als Basis einer kompletten QR-Rechnung im Format A4 ausgedruckt werden.

Welche Voraussetzungen müssen für die Einführung des Zahlteils erfüllt sein?                

  • Umstellung aller Zahlungsverkehrs-Applikationen der Finanzinstitute und ihrer Kunden auf den neuen ISO-20022-Meldungsstandard gemäss Schweizer Empfehlungen, welche die QR-Rechnung beinhalten
  • Verfügbarkeit geeigneter Infrastruktur für Rechnungssteller und Zahler, wie beispielsweise Drucker, Scanner, die QR-Codes drucken bzw. lesen können
  • Bereitstellung der Kanäle für den Zahlungsverkehr 
  • Umstellung bei elektronischen Reportings auf camt

Besteht bei der Nutzung von Debitorensystemen Handlungsbedarf?                

  • Überprüfen Sie schon heute Ihre Debitoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die Adressen, falls möglich, strukturiert hinterlegt sind.
  • Klären Sie, ob Ihre im Einsatz stehende Fakturierungslösung die Erstellung von QR-Rechnung unterstützt und planen Sie den Umstellungszeitpunkt in der Übergangsphase.
  • Stellen Sie vor der Umstellung auf die QR-Rechnung sicher, dass Ihre Finanzlösung die Avisierung mit camt-Meldungen verarbeiten kann.
  • Falls Sie für die elektronische Avisierung von Zahlungseingängen den ESR-Gutschriftsrecord Typ 3 nutzen, erhalten sie bei Umstellung auf die Fakturierung von QR-Rechnungen automatisch den camt.054. Falls Sie den ESR-Gutschriftsrecord Typ 3 nicht nutzen, wenden Sie sich für den Bezug der camt.054 (oder bei Bedarf: camt.052/camt.053) an Ihren Bankberater.

Weitere Informationen zur QR-Rechnung finden Sie auf paymentstandards.ch

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Downloads