Secure-E-Mail-Service-Intro

Secure E-Mail Service

Mit der LUKB per E-Mail verschlüsselt und signiert kommunizieren

Secure E-Mail Service-E-Mail

E-Mail-Versand erfolgt unverschlüsselt

Die Übermittlung eines normalen E-Mails auf vasb@yhxo.pu erfolgt unverschlüsselt. Geben Sie deshalb in E-Mails bitte keine sensiblen Daten wie Vertragsnummer, Passwörter etc. an.

Daher bietet sich der «Secure E-Mail Service» als sichere Alternative an. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, was Secure E-Mail Service ist und wie dieser funktioniert.

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Das müssen Sie wissen

Was ist Secure E-Mail?

Secure E-Mail ist ein sicherer Kommunikationskanal für vertrauliche Daten und wird eingesetzt, um den Inhalt von E-Mails zu verschlüsseln. Wenn Sie E-Mails versenden, ist der Inhalt des E-Mails nicht geschützt und kann auf dem Transportweg eingesehen werden. Secure E-Mail verhindert, dass Unbefugte Einblick in eine E-Mail nehmen können und gewährleistet somit die Vertraulichkeit des gesendeten Inhalts, mit Ausnahme der Betreffzeile.

Wie funktioniert Secure E-Mail?

Sie erhalten von der LUKB eine mit Secure E-Mail versendete E-Mail. In dieser E-Mail werden Sie aufgefordert, sich im Secure-E-Mail-Portal anzumelden und zu registrieren. Damit aktivieren Sie Secure E-Mail. Mit der abgeschlossenen Registration kann Ihnen die LUKB auf einem sicheren und einfachen Weg vertrauliche Nachrichten zukommen lassen. Diese Dienstleistung ist für Sie kostenlos.

Technische Voraussetzungen

E-Mail-Programm

  • E-Mail-Programm zum Empfangen von Mails 

z.B. Outlook oder einen aktuellen Webbrowser für den Zugriff auf die entschlüsselte E-Mail.

Internet-Browser

Folgende Browser werden unterstützt:

  • Microsoft Internet Explorer (ab Version 7.0)
  • Firefox (Version 3.0 oder höher)
  • Safari
  • Google Chrome

Firewall

Wir empfehlen den Einsatz einer Firewall und eines regelmässig aktualisierten Virenscanners auf Ihrem persönlichen Gerät.

PushedPDF

  • Sie benötigen einen Adobe PDF-Reader. 

PushedPDF wird vollumfänglich von einem Adobe PDF-Reader unterstützt. 
Inkompatibilitäten beim Öffnen der PushedPDF-Nachrichten sind uns bei folgenden Applikationen bekannt: Foxit Reader, die Preview bei OSX bzw. macOS und iOS (iPhone, iPad, etc.). Mit den Internetbrowser «Internet-Explorer», «Firefox», «Chrome», «Safari» wird PushedPDF (inkl. entsprechender PDF Extension) nicht unterstützt.

Schritt 1: Öffnen Sie die Login-Seite

Klicken Sie auf den im Printscreen markierten Link. Sie gelangen damit auf die Login-Seite des Secure E-Mail Portals.

2 Faktor Authentisierung

Zusätzliche Sicherheit mit der 2 Faktor Authentisierung

Secure E-Mail bietet eine 2 Faktor Authentisierung an, welche die Sicherheit im E-Mail Verkehr nochmals erhöht.
Bei der 2 Faktor Authentisierung identifizieren Sie sich zweimal. Einerseits geben Sie beim Login auf Secure E-Mail wie gewohnt Ihren Benutzername und Passwort ein. Zusätzlich, und als zweite Stufe der Identifikation, erhalten Sie per SMS ein Einwegpasswort (SMS-Code) an Ihre registrierte Mobiltelefonnummer gesendet, das Sie im Login-Fenster eingeben müssen.

Empfehlung
Wir empfehlen Ihnen, die 2 Faktor Authentisierung zur Erhöhung Ihrer Kontosicherheit zu aktivieren. Für die Option «Secure E-Mail PushedPDF» ist diese zwingend.

Aktivierung der 2 Faktor Authentisierung

  • Loggen Sie sich im Secure E-Mail Portal ein.
  • Klicken Sie auf die Lasche «Kontoübersicht» und wählen Sie «Einstellungen» aus.
  • Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer im Feld «Ihre Mobilfunknummer» ein und speichern Sie die Änderung.

Schritt 2: Registrieren Sie sich im Secure E-Mail Portal

Um mit der Registrierung zu beginnen geben Sie bitte Ihr Passwort ein, welches Sie von der LUKB telefonisch oder per SMS erhalten haben und drücken Sie danach auf «Bestätigen».

  • Falls Sie noch kein Passwort erhalten haben, warten Sie, bis die LUKB mit Ihnen Kontakt aufnimmt. Die LUKB wird Ihnen das Passwort telefonisch oder per SMS mitteilen.
  • Falls Sie das Passwort vergessen haben, kontaktieren Sie den Absender der E-Mail.
  • Nach 5 falschen Passwort-Eingaben wird das Konto deaktiviert. Melden Sie sich in diesem Fall ebenfalls beim Absender der E-Mail.

Schritt 3: Passwort ändern und Persönliche Informationen definieren

Um die Registrierung bei Secure E-Mail zu vervollständigen, ändern Sie bitte das Passwort und geben Sie Ihre persönlichen Informationen in der Eingabemaske ein.

Neues Passwort setzen

Bei der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort einzugeben

  • mindestens 8 Zeichen
  • mindestens 1 Grossbuchstabe
  • mindestens 1 Zahl
  • mindestens 1 Sonderzeichen

Verwenden Sie nicht dasselbe Passwort wie bei Ihrem konventionellen E-Mail Account.

Passwort bestätigen Aus Sicherheitsgründen geben Sie Ihr neues Passwort nochmals ein.
Bevorzugte Sprache Benutzer-Sprache Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch wählen. Die Sprach-Einstellung kann jederzeit geändert werden.
Ihre Mobilfunknummer

Die Eingabe der Mobilfunknummer ist zwingend. Ihre registrierte Mobilfunknummer wird ausschliesslich für die Zustellung des Einwegpasswortes via SMS verwendet. 

Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer mit Landesvorwahl ein (Beispiel Schweiz: +41 79 123 45 67).

Mit der Angabe der Mobilfunknummer aktivieren Sie automatisch die «2 Faktor Authentisierung» und profitieren damit von einer doppelten Sicherheit bei Secure E-Mail.

 

Schliessen Sie die Eingabe Ihrer persönlicher Informationen mit «Weiter» ab.

 

Schritt 4: Kanal für sichere E-Mail-Nachrichten wählen

Sie können wählen, über welchen Kanal Sie sichere E-Mail Nachrichten empfangen wollen. Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

Secure E-Mail WebMail

Mit Secure E-Mail WebMail können Sie sichere Nachrichten im WebMail-Portal lesen und beantworten. Wenn die LUKB Ihnen eine sichere Nachricht zustellt, erhalten Sie eine Benachrichtigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse. Die Nachricht enthält einen Link zum Secure-E-Mail Portal. Sie können sich einloggen und die sichere Nachricht lesen.

Sie entscheiden sich für Secure E-Mail WebMail
Wenn Sie sich für Secure E-Mail WebMail entscheiden, werden Sie nach der Registrierungsbestätigung aufgefordert, sich erneut einzuloggen. Mit dem erneuten Login ist der Registrierungsprozess abgeschlossen.

Secure E-Mail PushedPDF

Die Nachricht der LUKB wird in ein verschlüsseltes PDF-Dokument umgewandelt und an eine E-Mail-Nachricht angehängt. Diese E-Mail-Nachricht wird direkt an Ihre angegebene E-Mail-Adresse verschickt. Zum Öffnen benötigen Sie einen PDF-Reader (z.B. Adobe Acrobat Reader) oder für Tablets und Smartphones die App «totem mobile Pushedpdf reader».

Sie entscheiden sich für Secure E-Mail PushedPDF
Wenn Sie sich für PushedPDF entscheiden, ist der Registrierungsprozess abgeschlossen. Sie erhalten ab sofort die E-Mails als verschlüsselte PDF-Dateien in Ihr hinterlegtes Postfach.

Secure E-Mail S/MIME, PGP

IT-versierte Kunden können Ihren Account mittels eines eigenen E-Mail-Zertifikats auf S/MIME oder PGP umschalten und die Nachricht direkt in Ihrem persönlichen Postfach lesen.

 

Sie können zeitgleich nur einen Kanal aktiv verwenden. Selbstverständlich können Sie den gewählten Kanal jederzeit auf der Secure E-Mail Plattform in der Lasche «Kontoübersicht» ändern.

Secure E-Mail beenden

Um sich vom Secure E-Mail Portal abzumelden, klicken Sie oben rechts auf den kleinen Pfeil neben Ihrer E-Mail Adresse und anschliessend auf «Abmelden».

Sie werden nach erfolgreicher Abmeldung automatisch auf die Login-Seite geleitet.

Neue sichere Nachricht empfangen

Sobald Sie eine neue sichere Nachricht in WebMail empfangen haben, erhalten Sie von der LUKB eine E-Mail mit dem Link auf das Secure E-Mail Portal. Klicken Sie auf den Link und melden Sie sich im Secure E-Mail WebMail an:

  • Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
  • Falls Sie eine Mobiltelefonnummer hinterlegt haben, wird Ihnen ein Einwegpasswort (SMS-Code) auf die registrierte Nummer geschickt. Geben Sie diesen Code im entsprechenden Feld ein.

Nachricht lesen

Die verschlüsselten Nachrichten finden Sie im WebMail in Ihrem Postfach. Bitte beachten Sie, dass E-Mails im Posteingang automatisch nach 60 Tagen gelöscht werden. Um E-Mails dauerhaft abzuspeichern, müssen Sie diese auf Ihren Computer herunterladen.

Auf Secure E-Mail antworten / Neue Secure E-Mail verfassen

Das Secure E-Mail WebMail verfügt über dieselben Funktionen wie andere E-Mail-Provider. Sie können auf eine erhaltene E-Mail antworten und so mit der LUKB auf einem sicheren Weg kommunizieren. Ebenfalls können Sie eine neue Secure E-Mail verfassen.

Bitte beachten Sie, dass Sie im Secure E-Mail Portal ausschliesslich mit der LUKB kommunizieren können. Es ist nicht möglich, E-Mail-Nachrichten an Empfänger ausserhalb der LUKB zu senden.

Secure E-Mail abspeichern

Öffnen Sie die gewünschte Nachricht und klicken Sie oben rechts auf den kleinen Pfeil. Speichern Sie die Nachricht im gewünschten Format ab (.html, .eml, .msg, .pdf).

Falls Sie die Nachricht als PDF-Datei herunterladen möchten, müssen Sie das PDF mit einem Passwort schützen.

Secure E-Mail beenden

Um sich vom Secure E-Mail Portal abzumelden, klicken Sie oben rechts auf den kleinen Pfeil neben Ihrer E-Mail Adresse und anschliessend auf «Abmelden».

Sie werden nach erfolgreicher Abmeldung automatisch auf die Login-Seite geleitet.

PushedPDF-Nachricht lesen und PDF herunterladen

Sie haben eine neue sichere Nachricht in Ihrem Postfach. Eine sichere E-Mail der LUKB sieht wie im Printscreen aus und enthält im Anhang eine PDF-Datei.

  • Öffnen Sie die E-Mail in Ihrem Postfach
  • Laden Sie die angehängte PDF-Datei auf Ihren PC, Ihr Tablet oder Smartphone und öffnen Sie das PDF. PushedPDF wird vollumfänglich von einem Adobe PDF-Reader unterstützt. Inkompatibilitäten beim Öffnen der PushedPDF-Nachrichten sind uns bei folgenden Applikationen bekannt: Foxit Reader, die Preview bei OSX bzw. macOS sowie mit den Browser «Internet-Explorer», «Firefox», «Chrome», «Safari» mit entsprechenden PDF Extension.

Heruntergeladenes PDF entschlüsseln

  • Öffnen Sie die heruntergeladene PDF-Datei auf Ihrem PC. Sie benötigen dafür einen PDF-Reader (z.B. Adobe Acrobat Reader). Für Tablets oder Smartphones steht die App «totemomobile Pushedpdf reader» kostenlos in den jeweiligen App-Stores zur Verfügung.
  • Im geöffneten PDF erscheint ein Dialogfeld (siehe Printscreen). Geben Sie Ihre in Secure E-Mail registrierte E-Mail-Adresse sowie Ihr persönliches Passwort ein.
  • Klicken Sie anschliessend auf «mTAN anfordern».
    Wichtig: Um das Einwegpasswort via SMS zu empfangen, müssen Sie zwingend eine Mobiltelefonnummer hinterlegen.
  • Sie erhalten eine SMS an Ihre hinterlegte Mobiltelefonnummer mit einem Einwegpasswort (SMS-Code). Geben Sie diesen Code im Feld «SMS-Code» ein und klicken Sie auf «Senden».
  • Anschliessend wird die PDF-Datei entschlüsselt und im PDF-Reader angezeigt.

Auf PushedPDF-Nachricht antworten

Sie haben die Möglichkeit, auf eine PushedPDF-Nachricht sicher zu antworten. Die Antwort muss über das Secure E-Mail WebMail erfolgen.

Wichtig: Eine Antwort aus Ihrer persönlichen Mailbox erfolgt unverschlüsselt, auch wenn Sie auf die E-Mail Nachricht mit der angehängten PDF-Datei antworten. Gehen Sie deshalb für das verschlüsselte Antworten wie folgt vor:

  • Klicken Sie im entschlüsselten PushedPDF auf «Antworten» (siehe Printscreen). Dadurch wird Ihr Internet-Browser geöffnet und Sie können sich auf dem Secure E-Mail Portal einloggen.

  • Der Absender der PushedPDF-Nachricht wird automatisch als Empfänger eingetragen. Sie können nun Ihre Nachricht verfassen und über «Nachricht senden» Ihre Antwort versenden.

Secure E-Mail beenden

Um sich vom Secure E-Mail Portal abzumelden, klicken Sie oben rechts auf den kleinen Pfeil neben Ihrer E-Mail Adresse und anschliessend auf «Abmelden».

Sie werden nach erfolgreicher Abmeldung automatisch auf die Login-Seite geleitet.

Für wen ist S/MIME oder PGP geeignet?

IT-versierten Kunden bietet die LUKB die Möglichkeit, Ihren Secure E-Mail Account mit einem eigene E-Mail-Zertifikat auf S/MIME oder PGP umzuschalten und die Nachricht direkt in Ihrem persönlichen Postfach zu lesen.

Zertifikat in Secure E-Mail hinterlegen

  • Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Secure E-Mail Portal ein.
  • Wählen Sie in der Navigation auf der linken Seite die Rubrik «Zertifikate».
  • Über den Button «Auswählen» können Sie Ihr Zertifikat oder Ihren PGP-Schlüssel hochladen und im Secure E-Mail Portal hinterlegen.

Kanal S/MIME oder PGP wählen

Sobald Sie das Zertifikat hinterlegt haben, können Sie in der Navigation auf der linken Seite in der Rubrik «Kanal für sichere Nachrichten» die Option «Ihr Postfach mit S/MIME-Zertifikat» respektive «Ihr Postfach mit OpenPGP-Schlüssel» anwählen. Sie können Ihre sicheren Nachrichten nun via Outlook empfangen und verschicken.

Secure E-Mail beenden

Um sich vom Secure E-Mail Portal abzumelden, klicken Sie oben rechts auf den kleinen Pfeil neben Ihrer E-Mail Adresse und anschliessend auf «Abmelden».

Sie werden nach erfolgreicher Abmeldung automatisch auf die Login-Seite geleitet.

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