Feintuning für die Unternehmens-Software

Marktanteile, Mitbewerber und innovative Produkte: Die Kundenberater der LUKB wollen verstehen, wie ein Unternehmen tickt. Besuche und Jahresgespräche bieten aber auch Raum, die kleinen Sorgen und Nöte des Alltags anzusprechen. Dabei stellt sich nicht selten heraus, dass die sogenannten Kernprozesse so viel Geld und Aufmerksamkeit binden und bei den administrativen Abläufen grosse Optimierungspotenziale ungenutzt bleiben. 

Die pain points variieren: Am einen Ort sind es zeitraubende Medienbrüche, am anderen hohe Fehlerquoten und am dritten manuell ausgeführte Routinearbeiten. Eines aber ist in allen Unternehmen gleich: Die kleinen Stolpersteine summieren sich über das Jahr gerechnet zu erheblichen Kostenblöcken.

Für diese Situation haben die Experten vom Cash Management Consulting (CMC) Lösungen zur Hand. Das Team unter Leitung des 48-jährigen Claude Reck verschafft sich in einem ersten Schritt einen Überblick über die betriebliche System- und Prozesslandschaft und erstellt einen Bericht zum Ist-Zustand. 

Von Administration bis Zahlungsverkehr

In einer zweiten Phase legt das CMC-Team den Fokus auf die Kreditoren- und Debitorenprozesse, den Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten und Finanzinstituten sowie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. «Wir klopfen das ganze Backoffice auf Optimierungspotenziale ab», sagt Claude Reck. 

Beispiel QR-Rechnung: Am 30. Juni wurde sie offiziell eingeführt. Der neue, mit den ISO 20022-Formaten verbundene Prozess kann die Zuweisbarkeit von Zahlungseingängen zu den offenen Posten wesentlich erhöhen. Doch bisher hat erst eine kleine Minderheit der Betriebe den Wechsel vollzogen und die damit einhergehende Effizienzsteigerung im Debitorenmanagement erzielt. 

Mit dem Ferrari im ersten Gang

Dies obwohl die technischen Voraussetzungen in den meisten Unternehmen gegeben wären: Die Standard-ERP-Systeme der etablierten Anbieter sind durchwegs in der Lage, QR-Rechnungen zu verarbeiten. Für Wirtschaftsinformatiker Reck liegt angesichts der Summen, die in Businesssoftware-Plattformen investiert werden, ein Missverhältnis zwischen der bezahlten und der genutzten Leistung vor: «Es ist, als ob man einen Ferrari kauft und nur im ersten Gang fährt» 

Entschliesst sich ein Unternehmen, mit der Digitalisierung der Administration Ernst zu machen, agiert das CMC als klassischer Berater. Die Experten der LUKB ergänzen das beim Kunden bereits vorhandene Know-how: Sie erstellen Terminpläne, klären die Funktionen, Schnittstellen, Kompatibilitäten und Lizenzen der installierten Software ab, setzen Pflichtenhefte auf oder koordinieren die Sitzungen mit den Stakeholdern ; und bei Bedarf übernehmen sie auch die Co-Projektleitung.

Mitunter zeigt die Überprüfung der Software- und Prozesslandschaft oft, dass für eine durchgehende Digitalisierung gewisse Schnittstellen und Module noch fehlen. «In diesen Fällen», so Claude Reck, «leisten wir Unterstützung bei der Definition der angestrebten Prozesse und holen Offerten ein».

Gezielt Lücken füllen

Nachholbedarf besteht typischerweise in den Bereichen Dokumentenerfassung ‒ Stichwort Scanning ‒, im Archivwesen und beim Datenaustausch mit Dritten; zum Beispiel mit der Finanzindustrie. 

«Direkte Schnittstellen zwischen einem ERP-System und der Hausbank», erklärt Claude Reck, «heben den Zahlungsverkehr auf eine neue Stufe». Profitieren können insbesondere Unternehmen, die ihre Transaktionen über mehrere Banken abwickeln. Schnittstellen wie EBICS erlauben es, Daten automatisch auszutauschen und auf den neusten Stand zu bringen ‒ Schlagwort Multibanking. 

Ob Feintuning von bereits installierten Systemen oder Implementierung von neuen Modulen: Möglich macht es ein breites Know-how an der Schnittstelle von IT und Prozessmanagement. Bisher lagen diese Kompetenzen nicht im Rahmen des Leistungsangebots der Schweizer Finanzindustrie. Die LUKB will das ändern: Sie beschreitet mit dem Cash Management Consulting ganz bewusst neue Wege. 

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