So richten Sie eBill in Ihrer Firma ein
Dank eBill lassen sich Rechnungen einfacher verarbeiten. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Nutzung von eBill im Unternehmen achten sollten.
Früher flatterten die Rechnungen per Post ins Haus, heute meist per E-Mail. Doch es gibt einen noch einfacheren Weg: eBill. Damit empfangen Sie Rechnungen direkt im E-Banking. Daneben gibt es auch die Möglichkeit, Rechnungen direkt im ERP-System zu empfangen. Rechnungen können so noch effizienter verarbeitet werden. Bei der Einrichtung von eBill sollten Sie die nachfolgenden Tipps beachten.
Tipp 1: eBill aktivieren
Aktivieren Sie eBill direkt in Ihrem E-Banking. Innerhalb des Unternehmens können Sie mehrere bestehende E-Banking-Verträge für eBill freischalten. So können unterschiedliche Rechnungsempfänger definiert und Stellvertretungen organisiert werden. Da jeder E-Banking-Vertrag eine eBill-Kennung enthält, weiss der Rechnungssteller, wohin die Rechnung übermittelt werden soll.
Aber Vorsicht bei Mitarbeiterwechseln: Deaktivieren Sie den E-Banking-Vertrag eines Mitarbeiters, verfällt automatisch die eBill-Kennung und damit die Verbindung zum Rechnungssteller. Damit dies nicht passiert, beachten Sie Tipp 2 bis 6.
Tipp 2: Lead-E-Banking-Vertrag definieren
Am besten wählen Sie eine Person, die schon länger in der Firma ist und wahrscheinlich noch mittelfristig bleiben wird. Den Vertrag dieses Mitarbeiters oder dieser Mitarbeiterin definieren Sie als Lead-Vertrag.
Tipp 3: Gruppenmailbox verwenden
Sobald Sie eine neue eBill erhalten haben, werden Sie im E-Banking benachrichtigt. Sie haben auch die Möglichkeit, sich über eingegangene Rechnungen per E-Mail informieren zu lassen. Verwenden Sie hierzu eine Gruppenmailbox (z. B. ohpuunyghat@sveznklm.pu), damit mehrere Personen benachrichtigt werden. So lassen sich Abwesenheiten gut organisieren.
Tipp 4: Rechnungssteller abonnieren
Um Rechnungen als eBill zu erhalten, müssen Sie Ihre Rechnungssteller abonnieren. Machen Sie das am besten über den Lead-Vertrag. Sie können Rechnungssteller manuell oder automatisiert hinzufügen. Bei der zweiten Variante werden alle bestehenden und zukünftigen Rechnungssteller automatisch abonniert.
Tipp 5: Sharing-Funktion einrichten
Die Person mit dem Lead-Vertrag kann die abonnierten Rechnungen mit anderen Mitarbeitenden teilen. So können Arbeitskolleginnen und -kollegen die Rechnungen ebenfalls sichten und bearbeiten. Bei der Zahlungsausführung kommen die Freigaberegeln der Bank zur Anwendung. Bei einem kollektiven E-Banking-Vertrag bedarf es immer einer Zweitfreigabe.
Tipp 6: Mitarbeiterwechsel melden
Bei einem Mitarbeiterwechsel kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mit dem Lead-Vertrag direkt im E-Banking die Sharing-Funktion anpassen. So können neue Personen hinzugefügt werden, damit diese ebenfalls Zugriff auf die Rechnungen haben. Ausserdem sollten Personen, die das Unternehmen verlassen haben, entfernt werden.
Verlässt die Person mit dem Lead-Vertrag das Unternehmen, dann kontaktieren Sie Ihre Bank. Fragen Sie, ob die Vertragsnummer durch den Nachfolger bzw. die Nachfolgerin übernommen werden kann. Allenfalls besteht die Möglichkeit, das eBill-Portal an einen anderen E-Banking-Vertrag zu übertragen. So bleiben die abonnierten Rechnungssteller inklusive dem Sharing-Konstrukt bestehen. Prüfen Sie hier nochmals die hinterlegte E-Mail-Adresse (Tipp 3), damit E-Mail-Benachrichtigungen weiterhin ankommen.
Tipp 7: Prozess überprüfen
Mit eBill wird zuerst die Rechnung bezahlt, anschliessend erfolgt die Verbuchung in der Buchhaltung. Wer sich gewohnt ist, dass die Kreditoren zuerst eingebucht werden und dann später eine Sammelzahlung an die Bank geschickt werden, will möglicherweise weiterhin an diesem Prozess festhalten. Klären Sie in diesem Fall ab, ob Ihre Buchhaltungssoftware über eine entsprechende Schnittstelle für den direkten Empfang von Rechnungen verfügt.
Tipp 8: Rechnungen archivieren
Im eBill-Portal werden Rechnungen 90 Tage gespeichert. Es ist also wichtig, dass Sie die Rechnungsdetails in der eigenen Systemlandschaft ablegen und archivieren.
Tipp 9: Rechnungen stellen
Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, Ihren Debitoren Rechnungen als eBill zuzustellen. Bei Interesse fragen Sie vorgängig Ihren Software-Partner, ob eine Einlieferschnittstelle für eBill in Ihrer Buchhaltungssoftware integriert ist. Oder kontaktieren Sie uns via E-Mail: pnfu@yhxo.pu. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung.