Die grosse Zäsur im Zahlungsverkehr
Die Digitalisierung – so heisst es immer – macht das Leben einfacher. Bei der Einführung der QR-Rechnung macht die Regel eine Ausnahme.
In den Monaten vor dem Stichtag Ende September sind die Unternehmen gefordert, deren Zahlungsverkehr und Buchhaltung softwarebasiert ist.
Anfang Jahr wollten die Verantwortlichen der LUKB wissen, wie es ihre Firmenkunden ‒ vom Industriekonzern über den Gewerbebetrieb bis zur Liegenschafts- und Vermögensverwaltung ‒ mit der QR-Rechnung halten. Es zeigte sich, dass sich erst rund ein Drittel von den orangen Einzahlungsscheinen verabschiedet hat.
In einem zweiten Schritt nahmen sie die restlichen Rechnungssteller etwas genauer unter die Lupe. Das Resultat: Neun Monate vor dem 30. September sind noch längst nicht alle Unternehmen mit ganz oder teilweise digitalisierter Buchhaltung auf die QR-Rechnung umgestiegen.
Dramatisch sei das noch nicht, sagt Tony Oertli, der Fach-Verantwortliche für das Produkt QR-Rechnung. Er gibt aber zu bedenken, dass Firmen mit einer FiBu-Software einen längeren Vorlauf haben als jene, die ihre Zahlungen von Hand auslösen und einbuchen. «Sie müssen die digitale Schnittstelle zwischen ihrer Software und ihrem E-Banking-Account anpassen».
Für die Rechnungsstellung mit Referenz sind vier Schritte nötig:
- Bringen Sie in Erfahrung wie die QR-IBAN zu Ihrem Konto lautet. Bei der LUKB wird die QR-IBAN im E-Banking in den Kontodetails aufgeführt.
- Pflegen Sie die Nummer in Ihre FiBu-Software ein, damit Sie QR-Rechnungen mit Referenznummern erzeugen können. Lassen Sie Ihren Kunden so bald wie möglich neue Rechnungen zukommen, damit diese Ihre bestehenden Daueraufträge neu erfassen können.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die neuen CAMT-Dateien für den Debitorenabgleich verarbeiten kann.
- Definieren Sie einen Stichtag, an dem Sie anstelle der alten ESR-Dateien nur noch CAMT-Dateien aus Ihrem E-Banking-Account laden und in die FiBu importieren.
Der Aufwand für den Switch auf die QR-Rechnung hängt laut Fach-Spezialist Oertli von der genutzten FiBu-Software ab. Die grossen Anbieter wie Abacus oder Proffix implementierten den neuen Standard schon zur Einführung im Juni 2020 und hatten Zeit, ihre Prozesse zu stabilisieren. Auch Anbieter von Cloud-basierten Lösungen wie Bexio oder Klara konnten Ihre Lösungen zeitnah an Ihre Kunden verteilen.
Anders kann es bei kleinen Anbietern von spezialisierten Branchenlösungen aussehen. Hier müssen die Kunden mit Test- und Optimierungszyklen rechnen.
Tony Oertli geht ausserdem davon aus, dass es spätestens im Frühherbst auf den Support-Hotlines der Hersteller zu Stausituationen kommen wird. Deshalb sein Rat an die betroffenen Geschäftskunden: «Wer Anfang Oktober auf der sicheren Seite stehen will, packt die Umstellung besser heute als morgen an».