Dot Navigation

Dot-navigation placeholder.

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Intro

QR-Rechnung für Rechnungssteller

Ein Schritt in die digitale Zukunft

Der Zahlungsverkehr wird in der Schweiz harmonisiert. Für Rechnungssteller in der Schweiz bedeutet dies einige Änderungen. Die heute noch gebräuchlichen roten und orangen Einzahlungsscheine werden per 30. September 2022 schweizweit vom Markt genommen und mit QR-Rechnungen ersetzt.

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Video

Die QR-Rechnung kurz erklärt

Section Separator

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Text-ToDoes-Rechnungssteller

Was müssen Sie als Rechnungssteller mit Software unternehmen?

Die QR-Rechnung vereinfacht die digitale Rechnungsverarbeitung. Rechnungssteller, die ihre Zahlungen mithilfe von Soft- und Hardwareunterstützung auslösen, sind gefordert, diese anzupassen. Starten Sie frühzeitig mit der Budgetierung und Planung der Anpassung an die neue Zahlungsform.

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-Konditionen-Akkordeon

Benötigte Informationen von der Bank für die Umstellung                

  • QR-IBAN: Für die Einrichtung der QR-Rechnung mit QR-Referenz benötigen Sie eine QR-IBAN. Die QR-IBAN ist im E-Banking unter «Kontodetails» zu finden.
  • BESR-ID: Die BESR-ID als Schlüssel zum Konto des Zahlungsempfängers entfällt. Mit der IBAN/QR-IBAN ist das Konto eindeutig identifiziert. Für Transaktionskonten die neu eröffnet werden und für Konten die in der Vergangenheit keine BESR-Zahlungen empfangen haben, ist keine BESR-ID mehr notwendig.

    Ausnahme: Wir empfehlen, die bisherige BESR-ID in den ersten sechs Stellen der QR-Referenz zu verwenden, falls auf dem Konto in der Vergangenheit Zahlungen aus BESR eingegangen sind.
     

  • Teilnehmernummer wird nicht mehr benötigt: Die Teilnehmernummer («Konto») der LUKB verschwindet. Die Teilnehmernummer (01-1067-4 / 010010674) wird durch die QR-IBAN des Kunden ersetzt. Wenn Sie also bereits heute orange Einzahlungsscheine (BESR) für die Rechnungsstellung einsetzen, können Sie in Ihren Stammdaten die bestehende Teilnehmernummer der LUKB durch Ihre QR-IBAN ersetzen. Diese wurde Ihnen mit Schreiben Ende Mai 2020 schriftlich mitgeteilt. Die QR-IBAN ist zudem im E-Banking unter «Kontodetails» zu finden.

Softwarepartner beauftragen                

Sie besitzen eine Rechnungsstellungssoftware von einem externen Softwarepartner? Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner und fragen Sie ihn, ob die Software bereits auf QR-Rechnung umgestellt hat. Allenfalls ist dazu noch ein Update der Softwareversion notwendig.
Damit die Verarbeitung der QR-Rechnung sichergestellt werden kann, müssen bei der Gestaltung des Zahlteils mit Swiss QR Code und Empfangsschein die im Style Guide QR-Rechnung beschriebenen Voraussetzungen erfüllt werden. Die Softwarelieferanten sind in der Regel mit diesen Vorgaben vertraut. 
Nachdem ihr Software Lieferant die Vorgaben umgesetzt hat stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • QR-Code selber prüfen: Verifizieren Sie Ihren QR-Code auf dem zentralen Validierungsportal. Prüfen Sie, ob der «Zahlteil» der QR-Rechnung mit Empfangsschein optisch korrekt dargestellt ist.
  • Prüfservice der LUKB: Senden Sie uns vier Test-QR-Rechnungen. Wir generieren für Sie Musterzahlungseingänge auf Ihrem Konto. Sie haben auch die Möglichkeit, uns pain.001-Testzahlungen zu übermitteln. Wir generieren damit Musterzahlungsausgänge zulasten Ihres Kontos. In beiden Fällen erhalten Sie Zahlungsinformationen (camt.053/054) zur Test-Verbuchung in Ihrer ERP-Software. Ihre Testaufträge senden Sie ganz einfach an: de-erpuahat@yhxo.pu

Die wichtigsten Massnahmen fürs Kreditorenmanagement                

  • Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware QR-Rechnungen verarbeiten kann. Kontaktieren Sie hierfür Ihren Softwarepartner direkt.
  • Prüfen Sie, ob Ihr Belegscanner (Lesegerät) QR-Codes interpretieren kann. Neu wird das Einlesen sämtlicher Daten über den Swiss QR-Code erfolgen.
  • Verifizieren Sie die korrekte Erfassung der QR-Rechnungen bzw. der Zahlungsdaten in pain.001 (Zahlungsauftrag) auf dem Validierungsportal des Finanzplatzes (validation.iso-payments.ch).
  • Klären Sie ab, ob Ihre Software Ihre Zahlungsaufträge korrekt an unsere Zahlungskanäle übergibt (z.B. Direct EBICS, E-Banking, M-Banking).
  • Überprüfen Sie schon heute Ihre Kreditoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die IBAN anstelle der Kontonummer sowie die Adresse, falls möglich, strukturiert hinterlegt ist (separate Felder z.B. für Strasse, Postleitzahl, Ortschaft und Land).

Die wichtigsten Massnahmen fürs Debitorenmanagement                

  • Klären Sie ab, ob Ihre Buchhaltungssoftware (ERP-Software) die Erstellung von Zahlteilen der QR-Rechnung inkl. Swiss QR-Code unterstützt. Mithilfe der Readiness-Liste auf PaymentStandards.CH oder direkt bei Ihrem Softwarepartner erfahren Sie, ob Ihre Software bereit ist, QR-Rechnungen zu verarbeiten.
  • Verifizieren Sie den Datenhaushalt des Swiss QR-Codes mithilfe des zentralen Validierungsportals des Schweizer Finanzplatzes.
  • Prüfen Sie mittels Rasterblatt, ob der Zahlteil der QR-Rechnung mit Empfangsschein optisch korrekt dargestellt ist (siehe «Style Guide QR-Rechnung», verfügbar auf PaymentStandards.CH).
  • Achten Sie darauf, dass der Zahlteil mit Empfangsschein zum Abreissen perforiert ist, sollte die QR-Rechnung dem Rechnungsempfänger auf Papier zugestellt werden.
  • Falls Sie für die elektronische Avisierung von Zahlungseingängen noch den ESR V.11 nutzen, wenden Sie sich bitte für den Bezug von camt.054 (oder auf Wunsch der Meldungen camt.052/camt.053) an Ihre Kundenberaterin, Ihren Kundenberater.
  • Prüfen Sie, ob Ihre Software die Rechnungsstellung und die Zahlungseingänge korrekt mit Ihren Debitorenpositionen abgleicht. Beachten Sie hierbei die drei Ausprägungen: 
    • 1. QR-Rechnung mit QRIBAN und QR-Referenz
    • 2. QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference
    • 3. QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz.

Testen Sie diejenige(n) Ausprägung(en), die Sie künftig verwenden wollen.

  • Überprüfen Sie schon heute Ihre Debitoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die Adressen, falls möglich, strukturiert hinterlegt sind (separate Felder z.B. für Strasse, Postleitzahl, Ortschaft und Land).

Was müssen Sie als Rechnungssteller ohne Software unternehmen?                

Wenn Sie keine eigene Rechnungsstellungssoftware haben, können Sie die QR-Rechnungsformulare bequem in unserem E-Banking selbst erstellen. Unter dem Menüpunkt «Meine LUKB» finden Sie die Lasche «QR-Rechnung erstellen». Sie haben die Möglichkeit, lediglich den QR-Code als Bilddatei herunterzuladen oder eine gesamte QR-Rechnung inkl. Zahlteil und Empfangsschein zu erstellen. Diese können Sie dann entweder als PDF herunterladen oder durch die LUKB drucken lassen.

Es können auch QR-Rechnungen generiert oder bestellt werden, bei welchen der Betrag und der Zahlungspflichtige leer bleibt. 

Die QR-Rechnung ohne Referenz ist der Ersatz für den heutigen roten Einzahlungsschein.

Hinweis: Handschriftliche Mitteilungen sind bei der QR-Rechnung nicht mehr möglich. Allfällige Mitteilungstexte müssen vorbedruckt werden.

Was passiert bei Nicht-Umstellung?                

Herkömmliche Einzahlungsscheine können bis zum 30.09.2022 verarbeitet werden. Nach diesem Zeitpunkt ist gemäss den aktuellsten Informationen die Verarbeitung der herkömmlichen Einzahlungsscheine nicht mehr möglich.

Konditionen und Bareinzahlungsgebühren                

Verarbeitung     Kostenlos bei Privat- und Vereinskonten, bei Geschäftskonten gemäss separater Broschüre

Fremdspesen
(Posttaxen oder Gebühren anderer Banken) 

Weiterverrechnung
 

 

Gebühren für Einzahlungen der QR-Rechnung am Postschalter (ab 01.07.2020)

Einzahlung bis CHF 50 CHF 1.20
Einzahlung bis CHF 100 CHF 1.60
Einzahlung bis CHF 1'000 CHF 2.35
Einzahlung bis CHF 10'000 CHF 3.95
Je weitere CHF 10‘000 oder Bruchteile davon CHF 1.25

QR-Rechnung-für-Rechnungssteller-FAQ-Tab

Häufige Fragen

Was ist eine QR-Rechnung?                

Die QR-Rechnung ist ein Rechnungsformular mit integriertem oder beigelegtem Zahlteil und Empfangsschein. Zentrales Element der QR-Rechnung ist der Swiss QR-Code, eine quadratische Grafik, in der sämtliche für die Zahlung relevanten Informationen abgespeichert sind. Durch das Scannen des Swiss QR-Codes werden alle Zahlungsinformationen automatisch eingelesen. Alle Informationen sind auch in geschriebener, von Auge lesbarer Form auf der QR-Rechnung abgebildet, was auch papiergebundenes Zahlen ermöglicht. Die QR-Rechnung löst ab Mitte 2020 die heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine ab.

Wieso wird die QR-Rechnung eingeführt?                

Aufgrund steigender nationaler und internationaler regulatorischer Anforderungen sowie der fortschreitenden Digitalisierung ist eine Anpassung des Schweizer Zahlungsverkehrs notwendig und sinnvoll. Mit der Umstellung auf den internationalen Standard (ISO 20022) im Rahmen der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs wird eine zukunftsfähige Grundlage für einfachere, effizientere und digitalisierte Geschäftsprozesse geschaffen. Die Einführung der QR-Rechnung markiert dabei einen wichtigen Teil der Umstellung.

Welche Ausprägungen der QR-Rechnungen gibt es?                

Die Einführung von QR-Rechnungen sieht folgende drei Ausprägungen vor:

  • QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz
    Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den roten Einzahlungsschein und kann mit oder ohne dem Element «Zusätzliche Information» verwendet werden. 
  • QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz
    Die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz gilt als Ersatz des orangen Einzahlungsscheins. Die Debitoren können beim Zahlungseingang anhand der zurückgemeldeten Referenz automatisiert abgeglichen werden. Die QR-IBAN erzwingt, dass die Referenz vom Zahler erfasst bzw. vom Finanzinstitut des Zahlers weiter geben werden muss. 

Eine neue dritte Ausprägung unterstützt in erster Linie den zunehmend wichtigen Zahlungsverkehr in Euro unter Verwendung der Structured Creditor Reference (SCOR), eines internationalen Standards nach ISO 11649, der sowohl in der Schweiz als auch im SEPA-Raum genutzt werden kann.

  • QR-Rechnung mit Creditor Reference
    Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) funktioniert gleich wie die QR-Referenz. Sie kann aber zusätzlich auch im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden. Die Creditor Reference darf nur in Kombination mit der IBAN verwendet werden.  Diese Ausprägung ist interessant für international tätige Firmen, welche schon länger die SCOR-Referenz für Fakturierungen im EU-Raum verwenden und nun die Fakturierung im In- und Ausland vereinheitlichen können.

Wichtig: Für die Fakturierung innerhalb der Schweiz empfehlen wir die Verwendung der QR-IBAN mit QR-Referenz. 

In welchen Währungen können QR-Rechnungen ausgestellt werden?                

Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Codes und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein angedruckt werden.

Wird man in Zukunft nur noch mit QR-Rechnungen fakturieren können?                

Die heute noch gebräuchlichen roten und orangen Einzahlungsscheine werden per 30. September 2022 schweizweit vom Markt genommen und mit QR-Rechnungen ersetzt. Ab November 2022 wird nur noch mit der QR-Rechnung fakturiert und dem Zahlteil bezahlt werden können. 

Können Zahlungsaufträge weiterhin am Schalter aufgegeben werden?                

Ja, wie heute mit roten und orangen Einzahlungsscheinen üblich, kann künftig auch die QR-Rechnung mittels Autogiro oder am Postschalter bezahlt werden. Zudem steht weiterhin ein Empfangsschein für Bescheinigungen von Einzahlungen zur Verfügung.

Können handschriftliche Ergänzungen auf dem Zahlteil angebracht werden?                

Name und Adresse des Zahlungspflichtigen können nachträglich handschriftlich ergänzt werden, wenn die Felder inhaltlich nicht vorgegeben sind. Sonst sind keine handschriftlichen Ergänzungen möglich, da es sonst zu Verarbeitungsproblemen kommt (hauptsächlich bei der manuellen Verarbeitung und am Postschalter).

Bei den heutigen roten Einzahlungsscheinen konnte man handschriftliche Ergänzungen anbringen. Beliebt waren Ergänzungen im Mitteilungstext wie beispielsweise «betrifft Bestellung xy». Diese Ergänzungen müssen entweder bei der Rechnungsgenerierung erfasst oder weggelassen werden. 

Wie können QR-Rechnungen ohne eigene Software erstellt werden?                

Wenn Sie keine eigene Rechnungsstellungssoftware haben, können Sie die QR-Rechnungsformulare bequem in unserem E-Banking selbst erstellen. Unter dem Menüpunkt «Meine LUKB» finden Sie die Lasche «QR-Rechnung erstellen». 

Sie haben die Möglichkeit, lediglich den QR-Code als Bilddatei herunterzuladen oder eine gesamte QR-Rechnung inkl. Zahlteil und Empfangsschein zu erstellen. Diese können Sie dann entweder als PDF herunterladen oder durch die LUKB drucken lassen.

Weshalb empfiehlt die LUKB die BESR-ID in der QR-Referenz weiterhin zu verwenden?                

Wenn Ihre Rechnungsempfänger fälschlicherweise alte Zahlungsvorlagen oder ungültige orange Einzahlungsscheine verwenden und dabei nur die ESR-Referenz mit der QR-Referenz ersetzen,  führt diese zu Fehlgutschriften (Zahlung wird möglicherweise einem falschen Empfänger gutgeschrieben) oder Rückweisungen.

Wenn Sie die BESR-ID in der QR-Referenz weiterverwenden, können die gleichen Referenzen als fortlaufende Nummer verwendet werden wie bisher beim orangen Einzahlungsschein.

Was für Referenzen stehen für den Debitorenabgleich zur Verfügung?                

Im Feld "Referenz" sind Referenzarten QR-Referenz oder Creditor Reference zulässig. Je nach Wahl der Referenz wird für die Kontoidentifikation die IBAN oder QR-IBAN verlangt:

  • 27-stellige QR-Referenz (heute ESR-Referenznummer) verlangt die Verwendung der QR-IBAN
  • Die bis zu 25-stellige Creditor Reference verlangt die Verwendung der IBAN 

Kann der Zahlteil und der Empfangsschein frei gestaltet werden?                

Nein, die «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» müssen eingehalten werden. Auf dem Zahlteil dürfen weder auf der Vorder- noch Rückseite zusätzliche Elemente angebracht werden. Auch keine Werbung.

Ist eine Perforation vorgeschrieben?                

Eine Perforation des Zahlteils ist obligatorisch, wenn die QR-Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll.  

Wird die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein bzw. der Zahlteil mit Empfangsschein separat als PDF-Dokument erstellt und elektronisch versendet, muss das Format A6 des Zahlteils und des links angebrachten Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet werden. Zusätzlich muss auf jeder dieser Linien ein Scherensymbol angebracht werden oder alternativ der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils).

Können QR-Rechnungen ohne Betrag und Adresse des Zahlungspflichtigen ausgestellt werden?                

Ja. Angaben zum Betrag und Zahlungspflichtigen bei der Rechnungsstellung sind nicht zwingend. Sie können durch den Rechnungsempfänger in den Feldern mit Eckmarken handschriftlich erfasst werden.

Kann ich eine selber erstellte QR-Rechnung prüfen lassen?                

Den Softwareherstellern, sowie den Rechnungsstellern, stehen zwecks Selbstkontrolle folgende Hilfsmittel zur Verfügung:

  • QR-Code selber prüfen: Verifizieren Sie Ihren QR-Code auf dem zentralen Validierungsportal. Prüfen Sie, ob der «Zahlteil» der QR-Rechnung mit Empfangsschein optisch korrekt dargestellt ist.
  • Prüfservice der LUKB: Gerne überprüfen wir einer Muster-Rechnung auf die Anforderungen zu Darstellung und Inhalt. Senden Sie uns zwei Test-QR-Rechnungen  per Mail an: de-erpuahat@yhxo.pu

Wo besteht bei Debitorensystemen generell Handlungsbedarf?                

  • Überprüfen Sie Ihre Debitoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die Adressen, falls möglich, strukturiert hinterlegt sind.
  • Stellen Sie vor der Umstellung auf die QR-Rechnung sicher, dass Ihre Finanzlösung die Avisierung mit camt-Meldungen verarbeiten kann. Falls Sie für die elektronische Avisierung von Zahlungseingängen den ESR.v11 nutzen, erhalten sie bei Umstellung auf die Fakturierung von QR-Rechnungen automatisch den camt.054. Falls Sie den Gutschriftsrecord ESR.v11 nicht nutzen, wenden Sie sich für den Bezug der camt.054 (oder bei Bedarf: camt.052/camt.053) an Ihren Bankberater.

Werden Zahlungseingänge weiterhin mit ESR v.11 avisiert?                

Nein – die Avisierung mittels ESR.v11 wird bei Eingängen von QR-Rechnungen nicht mehr möglich sein. Hierfür bitten wir Sie, auf die neuen elektronischen Kontoauszugsformate (camt) umzustellen. Sie haben die Möglichkeit, die Details der Sammelbuchung entweder im camt.053 oder im camt.054 zu beziehen. 

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch «Handbuch ISO 20022: Cash Management Reporting (camt) bei der LUKB». Die camt-Meldungen können Sie entweder über das E-Banking oder über die Direktschnittstelle Direct EBCIS beziehen. Mehr Infos dafür im Kapitel 9 dieses Handbuchs. 

Wird das BESR-File v11 für ESR-Gutschriften weiterhin angeboten?                

Ja, die Kunden haben bei der Rechnungsstellung mit den bestehenden orangen Einzahlungsscheinen die Wahlmöglichkeit, die BESR-Gutschriftsdaten als camt-Meldung zu beziehen oder wie bis anhin als v11 ESR-Gutschriftsdatei. 

Die Zahlungseingänge aus ESR- sowie aus QR-Rechnungen werden beide im selben camt.054 übermittelt. Sie können die camt.54 Datei wie bisher die ESR.v11 Datei im E-Banking herunterladen. Auf dem Konto werden die ESR- und QR-Rechnungen separat in zwei Sammelgutschriften verbucht.

Achtung: Wir empfehlen offene Rechnungen aus BESR entweder mit v11 oder mit camt abzugleichen. Das einlesen von beiden Dateien kann zu Doppelbuchungen führen, da sämtliche Gutschriften die in der ESR.v11 Datei geliefert werden, bereits in der camt.54 Datei enthalten sind. 

In der nachfolgenden Anleitung ist das Vorgehen für die Umstellung von ESR auf camt.54 detailliert beschrieben: Handbuch: Anleitung zur Umstellung

Wir empfehlen auf das camt-Format umzustellen. Voraussetzung dazu ist, dass ihre Software das camt-Format verarbeiten kann. Kontaktieren Sie dazu bitte Ihren Software Partner.

Wie stelle ich auf die neuen Kontoreportingformate (camt) um?                

Kontaktieren Sie vorgängig Ihren Software-Partner und erkunden Sie sich, welches camt-Format für Sie das richtige ist. Es gibt hier mehrere mögliche Varianten, wie die Verbuchung nach ISO 20022 vorgenommen werden kann. Über das E-Banking können drei unterschiedliche camt-Ausprägungen nach ISO 20022 bezogen werden.

  • camt.054 mit Auflösung der Gutschriftssammelbuchungen ESR/LSV/QR
  • camt.053 detailliert, jedoch ohne Lohndetails und ohne ESR/LSV/QR-Details
  • camt.053 detailliert, jedoch ohne Lohndetails aber mit ESR/LSV/QR-Details 

Beim Wechsel des Meldetyps ist unbedingt darauf zu achten, dass beim Herunterladen von mehreren Meldetypen mit redundanten Daten keine Doppelverbuchungen entstehen (z.B. ESR und camt.054; MT940 und camt.053). Um zu vermeiden, dass bereits verbuchte Zahlungen ein weiteres Mal verbucht werden, ist wie folgt vorzugehen:

  1. Lassen Sie die neuen Formate im E-Banking aktivieren.
  2. Holen Sie die Daten im «alten» Format (Bspw. ESR.v11) letztmals ab und verbuchen diese wie gewohnt.
  3. Am gleichen Tag sind die neuen Daten (Bspw. camt.054) erstmals zu laden (alle nicht abgeholten Daten) – Diese Datei ist anschliessend zu löschen.
  4. Bei der nächsten Bestellung der neuen Formate (alle nicht abgeholten Daten) können Sie diese ordnungsgemäss verbuchen.

In der nachfolgenden Anleitung ist das Vorgehen detailliert beschrieben: Anleitung zur Umstellung

  • Im Zweifelsfall wenden Sie sich an Ihren Softwarepartner oder an unseren E-Banking-Helpdesk (Tel. 0844 844 866).

Bietet die LUKB eine Beratung an für die Umstellung auf QR-Rechnungen?                

Ja – mit unserem umfassenden Wissen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir kennen die verschiedenen Software-Lösungen und die «Kniffs und Tricks» für die Umstellung auf das neue Rechnungsformat. 

Nutzen Sie die Erfahrung und das breite Branchen-Know-how der LUKB CashManagement-Experten für die Entwicklung und die Implementierung digitaler Prozesse und Systeme. Mit unserem Cash Managment Consulting profitieren Sie von

  • automatisierten und digitalisierten Prozessen
  • bewährten Lösungen mit neusten Funktionen und Schnittstellen
  • optimierten Workflows, die Fehlerquellen minimieren 
  • einem breiten Netzwerk, das Einblicke in andere Unternehmen ermöglicht

Unsere Lösungen und Konditionen: Cash Management Consulting