QR-Rechnung

Die heute noch gebräuchlichen roten und orangen Einzahlungsscheine werden per 30. September 2022 schweizweit vom Markt genommen und mit QR-Rechnungen ersetzt. Ab Oktober 2022 wird nur noch mit der QR-Rechnung fakturiert und dem Zahlteil bezahlt werden können. 

Zentrales Element der QR-Rechnung ist der Swiss QR-Code, eine quadratische Grafik, in der sämtliche für die Zahlung relevanten Informationen abgespeichert sind. Durch das Scannen des Swiss QR-Codes werden alle Zahlungsinformationen automatisch eingelesen. Alle Informationen sind auch in geschriebener, von Auge lesbarer Form auf der QR-Rechnung abgebildet, was auch papiergebundenes Zahlen ermöglicht.

Nein, es gibt zwei Arten von QR-Rechnungen: 

• Die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz gilt als Ersatz des orangen Einzahlungsscheins. 

• Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den roten Einzahlungsschein.

• Die IBAN und die QR-IBAN sind mit dem selben Konto verknüpft. 
• Die QR-IBAN entspricht den Regeln des ISO-Standards für IBAN und ersetzt die ESR-Teilnehmernummer als Verfahrensmerkmal.
• Bei Zahlungen mit einer strukturierten QR-Referenz muss die QR-IBAN als Angabe des Gutschriftskontos verwendet werden.
• Eine QR-IBAN kann nur für Zahlungseingänge verwendet werden. Zahlungen zulasten einer QR-IBAN sind nicht vorgesehen/möglich.

Ja, wie mit den roten und orangen Einzahlungsscheinen kann auch die QR-Rechnung mittels Autogiro oder am Bank- oder Postschalter bezahlt werden. Es steht ein Empfangsschein für Bescheinigungen von Einzahlungen zur Verfügung.

Ja, es können Belege ohne Betragsvorgabe und ohne Adresse des Zahlungspflichtigen verwendet werden. Für solche Belege ist die QR-Rechnung mit IBAN und ohne Referenz zu verwenden.

Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Codes und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein angedruckt werden.

Aufgrund steigender nationaler und internationaler regulatorischer Anforderungen sowie der fortschreitenden Digitalisierung ist eine Anpassung des Schweizer Zahlungsverkehrs notwendig und sinnvoll. Mit der Umstellung auf den internationalen Standard (ISO 20022) im Rahmen der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs wird eine zukunftsfähige Grundlage für einfachere, effizientere und digitalisiertere Geschäftsprozesse geschaffen. 

Ja, Daueraufträge und Zahlungsvorlagen, die auf orangen Einzahlungsscheinen basieren, können ab dem 30. September 2022 nicht mehr ausgeführt werden. Damit Ihre Daueraufträge neu als QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz (Ersatz für orangen Einzahlungsschein) ausgeführt werden, gehen Sie bitte folgendermassen vor:

1. Loggen Sie sich in Ihr LUKB E-Banking ein 
2. In der Navigation finden Sie unter «Zahlungen» den Punkt «Daueraufträge»
3. Wählen Sie einen Dauerauftrag aus und prüfen Sie die Angaben zum Konto des Begünstigten:

• • Ist bereits eine QR-IBAN (Bsp.: CH05 3077 8010 0123 4560 7) erfasst, so müssen Sie nichts unternehmen.
  • Ist ein Postkonto beginnend mit «01-…» erfasst (z.B. 01-1067-4), so müssen Sie diesen Dauerauftrag löschen und einen neuen Dauerauftrag als QR-Rechnung erfassen.

Die notwendigen Angaben für die QR-Rechnung erhalten Sie von Ihrem Rechnungsteller. Die LUKB kann Ihnen diese Informationen nicht mitteilen.

Das gleiche Vorgehen gilt für Zahlungsvorlagen. In der Navigation finden Sie unter «Zahlungen» den Punkt «Zahlungsvorlagen». Bitte prüfen Sie auch dort die Angaben zum Konto und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Rote Einzahlungsscheine werden automatisch umgewandelt

Daueraufträge, die auf einem roten Einzahlungsschein basieren, werden durch die LUKB automatisch in Inlandzahlungen umgewandelt. Sie müssen also nichts weiter unternehmen.

• Name und Adresse des Zahlungspflichtigen können bei neutralen Belegen nachträglich handschriftlich im Zahlteil ergänzt werden. Sonst sind keine handschriftlichen Ergänzungen möglich, da es sonst zu Verarbeitungsproblemen kommt.
• Bei den heutigen roten Einzahlungsscheinen konnte man handschriftliche Ergänzungen anbringen. Beliebt waren Ergänzungen im Mitteilungstext wie beispielsweise «betrifft Bestellung xy». Diese Ergänzungen müssen bei der Rechnungsgenerierung im QR-Code codiert werden.

• Ihre Software muss bei der Zahlungserfassung die Informationen aus der QR-Rechnung einlesen können.
• Für Zahlungsaufträge mittels pain.001 muss Ihre Software alle drei Ausprägungen der QR-Rechnung erzeugen können.
• Die Stammdaten Ihrer Software muss in der Regel um die IBAN und die QR-IBAN ergänzt werden.
• Belegleser müssen allenfalls ersetzt werden. Die LUKB bietet aktuell verschiedene Belegleser zum Aktionspreis an. 

Nächste Schritte: 

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungssoftware bereit für das Bezahlen (mittels pain.001) der QR-Rechnung ist.
• Aktualisieren Sie allfällige Lesegeräte, damit diese den Swiss QR Code lesen können.
• Ergänzen Sie bei Bedarf Ihre Kreditoren-Stammdaten mit der QR-IBAN des Begünstigten.

Die Einführung von QR-Rechnungen sieht folgende drei Ausprägungen vor:

QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz
Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den roten Einzahlungsschein und kann mit oder ohne dem Element «Zusätzliche Information» verwendet werden. 

QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz
Die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz gilt als Ersatz des orangen Einzahlungsscheins. Die Debitoren können beim Zahlungseingang anhand der zurückgemeldeten Referenz automatisiert abgeglichen werden. Die QR-IBAN erzwingt, dass die Referenz vom Zahler erfasst bzw. vom Finanzinstitut des Zahlers weiter gegeben werden muss.

Eine neue dritte Ausprägung unterstützt in erster Linie den zunehmend wichtigen Zahlungsverkehr in Euro unter Verwendung der Structured Creditor Reference (SCOR), eines internationalen Standards nach ISO 11649, der sowohl in der Schweiz als auch im SEPA-Raum genutzt werden kann.

QR-Rechnung mit Creditor Reference
Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) funktioniert gleich wie die QR-Referenz. Sie kann aber zusätzlich auch im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden. Die Creditor Reference darf nur in Kombination mit der IBAN verwendet werden.  Diese Ausprägung ist interessant für international tätige Firmen, welche schon länger die SCOR-Referenz für Fakturierungen im EU-Raum verwenden und nun die Fakturierung im In- und Ausland vereinheitlichen können.

WICHTIG: Für die Fakturierung innerhalb der Schweiz empfehlen wir die Verwendung der QR-IBAN mit QR-Referenz. 

• Im LUKB E-Banking finden Sie die QR-IBAN in den Kontodetails. 
• Eine QR-IBAN kann nur für Zahlungseingänge verwendet werden. Zahlungen zulasten einer QR-IBAN sind nicht vorgesehen/möglich.

Ja, die LUKB stellt im E-Banking unter «Meine LUKB» // «QR-Rechnung erstellen» eine Lösung zur Erstellung von QR-Rechnungen zur Verfügung.

Im Feld «Referenz» sind die 27-stellige QR-Referenz (heute ESR-Referenznummer) oder die bis zu 25-stellige Creditor Reference gemäss ISO 11649-Standard zulässig. Die Wahl der QR-Referenz verlangt die Verwendung der QR-IBAN, die Creditor Reference die IBAN.

• Die heute auf den Einzahlungsscheinen verwendeten Feldbezeichnungen «Zahlungszweck» und «Keine Mitteilung anbringen» werden durch das Feld «Zusätzliche Informationen» im Swiss QR Code ersetzt, das bis zu 140 Zeichen umfasst.
• Zusätzliche Informationen können beim Verfahren mit Mitteilung und beim Verfahren mit strukturierter Referenz verwendet werden. Unstrukturierte Mitteilung und Rechnungsinformationen dürfen zusammen maximal 140 Zeichen enthalten.
• Unstrukturierte Informationen können zur Angabe eines Zahlungszwecks oder für ergänzende textuelle Informationen zu Zahlungen mit strukturierter Referenz verwendet werden.
• Rechnungsinformationen enthalten codierte Informationen für die automatisierte Verbuchung der Zahlung. Die Daten werden nicht mit der Zahlung weitergeleitet.
• Die dort verwendeten Angaben müssen auf dem Zahlteil rechts vom Swiss QR Code in Druckschrift angedruckt werden. Handschriftliche Ergänzungen durch den Rechnungssteller sind nicht mehr zugelassen.

Nein, die «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» müssen eingehalten werden.

Ja, eine Perforation des Zahlteils ist obligatorisch, wenn die QR-Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll. Wird die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein bzw. der Zahlteil mit Empfangsschein separat als PDF-Dokument erstellt und elektronisch versendet, muss das Format A6 des Zahlteils und des links angebrachten Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet werden. Zusätzlich muss auf jeder dieser Linien ein Scherensymbol angebracht werden oder alternativ der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils).

Nein, auf dem Zahlteil dürfen weder auf der Vorder- noch Rückseite zusätzliche Elemente angebracht werden. Werbung darf jedoch im Rechnungsschreiben platziert werden.

Nein, Leistungserbringer (z.B. Versicherung, Krankenkasse) die einer versicherten Personen eine Kopie der Abrechnung zukommen lässt, dürfen das Betragsfeld nicht mit XXX ausfüllen. Die Betragsangabe ist stets numerisch mit Dezimaltrennzeichen und zwei Nachkommastellen. In diesem Fall: «0.00». 

Den Softwareherstellern, sowie den Rechnungsstellern, stehen zwecks Selbstkontrolle folgende Hilfsmittel zur Verfügung:

QR-Code selber prüfen

• Verifizieren Sie Ihren QR-Code auf dem zentralen Validierungsportal. Prüfen Sie, ob der «Zahlteil» der QR-Rechnung mit Empfangsschein optisch korrekt dargestellt ist.
• Oder verwenden Sie das Rasterblatt im «Style Guide QR-Rechnung» zur Prüfung der erstellten QR-Rechnung.

Prüfservice der LUKB 

• Gerne überprüfen wir eine Muster-Rechnung auf die Anforderungen zu Darstellung und Inhalt. Senden Sie uns zwei Test-QR-Rechnungen per Mail an: de-erpuahat@yhxo.pu

Für den Rechnungssteller besteht keine Pflicht, die Rechnungen prüfen zu lassen. Ein mangelhaft aufgedruckter Swiss QR Code kann in der Verarbeitung Störungen verursachen und es kann zu Rückweisungen kommen.

• Wenn Ihre Rechnungsempfänger fälschlicherweise alte Zahlungsvorlagen oder ungültige orange Einzahlungsscheine verwenden und dabei nur die ESR-Referenz mit der QR-Referenz ersetzen, führt dies zu Fehlgutschriften (Zahlung wird möglicherweise einem falschen Empfänger gutgeschrieben) oder Rückweisungen.
• Wenn Sie die BESR-ID in der QR-Referenz weiterverwenden, können die gleichen Referenzen als fortlaufende Nummer verwendet werden wie bisher beim orangen Einzahlungsschein.

Ja. Angaben zum Betrag und Zahlungspflichtigen bei der Rechnungsstellung sind nicht zwingend. Sie können durch den Rechnungsempfänger in den Feldern mit Eckmarken handschriftlich erfasst werden.

• Achten Sie darauf, dass die Adressen in den Debitoren-Stammdaten, falls möglich, strukturiert hinterlegt (Strasse und Hausnummer sowie PLZ und Ort getrennt) sind.
• Klären Sie, ob Ihre im Einsatz stehende Fakturierungslösung die Erstellung von QR-Rechnung unterstützt.
• Stellen Sie vor der Umstellung auf die QR-Rechnung sicher, dass Ihre Finanzlösung die Avisierung mit camt-Meldungen verarbeiten kann.

• Falls Sie für die elektronische Avisierung von Zahlungseingängen den ESR-Gutschriftsrecord Typ 3 nutzen, erhalten Sie bei Umstellung auf die Fakturierung von QR-Rechnungen automatisch den camt.054. 
• Die Zahlungseingänge aus ESR- sowie aus QR-Rechnungen werden beide im camt.054 übermittelt. Sie können die camt.054 Datei wie bisher die ESR.v11 Datei im E-Banking herunterladen. Auf dem Konto werden die ESR- und QR-Rechnungen separat in zwei Sammelgutschriften verbucht.
• Achtung: Das zusätzliche Einlesen der ESR.v11 Datei  kann zu Doppelbuchungen führen, da sämtliche Gutschriften die in der ESR.v11 Datei geliefert werden, bereits in der camt.054 Datei enthalten sind. 
• In der nachfolgenden Anleitung ist das Vorgehen für die Umstellung von ESR auf camt.054 detailliert beschrieben:

Handbuch: Anleitung zur Umstellung

• Kontaktieren Sie vorgängig Ihren Software-Partner und erkundigen Sie sich, welches camt-Format für Sie das Richtige ist. Es gibt hier mehrere mögliche Varianten, wie die Verbuchung nach ISO 20022 vorgenommen werden kann. Über das E-Banking können drei unterschiedliche camt-Ausprägungen nach ISO 20022 bezogen werden:
  • camt.054 mit Auflösung der Gutschriftssammelbuchungen ESR/LSV/QR
  • camt.053 detailliert, jedoch ohne Lohndetails und ohne ESR/LSV/QR-Details
  • camt.053 detailliert, jedoch ohne Lohndetails aber mit ESR/LSV/QR-Details 
     
• Beim Wechsel des Meldetyps ist unbedingt darauf zu achten, dass beim Herunterladen von mehreren Meldetypen mit redundanten Daten keine Doppelverbuchungen entstehen (z.B. ESR und camt.054; MT940 und camt.053). Um zu vermeiden, dass bereits verbuchte Zahlungen ein weiteres Mal verbucht werden, ist wie folgt vorzugehen:
  • Lassen Sie die neuen Formate im E-Banking aktivieren.
  • Holen Sie die Daten im «alten» Format (Bspw. ESR.v11) letztmals ab und verbuchen diese wie gewohnt.
  • Am gleichen Tag sind die neuen Daten (Bspw. camt.054) erstmals zu laden (alle nicht abgeholten Daten) – diese Datei ist anschliessend zu löschen.
  • Bei der nächsten Bestellung der neuen Formate (alle nicht abgeholten Daten) können Sie diese ordnungsgemäss verbuchen.
     
• In der nachfolgenden Anleitung ist das Vorgehen detailliert beschrieben: Anleitung zur Umstellung
  • Im Zweifelsfall wenden Sie sich an Ihren Softwarepartner oder an unseren E-Banking-Helpdesk (Tel. 0844 844 866).

• Nein – die Avisierung mittels ESR.v11 wird bei Eingängen von QR-Rechnungen nicht mehr möglich sein. Hierfür bitten wir Sie, auf die neuen elektronischen Kontoauszugsformate (camt) umzustellen. Sie haben die Möglichkeit, die Details der Sammelbuchung entweder im camt.053 oder im camt.054 zu beziehen. 
• Weitere Informationen finden Sie im Handbuch «Handbuch ISO 20022: Cash Management Reporting (camt) bei der LUKB». Die camt-Meldungen können Sie entweder über das E-Banking oder über die Direktschnittstelle Direct EBCIS beziehen. Mehr Infos dafür im Kapitel 9 dieses Handbuchs. 
• Das ESR v.11-File mit den Zahlungseingängen BESR-Rechnungen kann nur noch bis zum 30. September 2022 bezogen werden.

• Ja – mit unserem umfassenden Wissen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir kennen die verschiedenen Software-Lösungen und die «Kniffs und Tricks» für die Umstellung auf das neue Rechnungsformat. 
• Nutzen Sie die Erfahrung und das breite Branchen-Know-how der LUKB Cash -Management-Experten für die Entwicklung und die Implementierung digitaler Prozesse und Systeme. Mit unserem Cash Managment Consulting profitieren Sie von
  • automatisierten und digitalisierten Prozessen
  • bewährten Lösungen mit neusten Funktionen und Schnittstellen
  • optimierten Workflows, die Fehlerquellen minimieren 
  • einem breiten Netzwerk, das Einblicke in andere Unternehmen ermöglicht.
•  Unsere Lösungen und Konditionen: Cash Management Consulting.

Ja, es werden Drucker und Scanner benötigt die QR-Codes verarbeiten können.